Transformation Office: como realizar uma transformação de sucesso no seu negócio

Por Bruno Ferreira e Victor Catein Sobreira*

As empresas têm se deparado cada dia mais com cenários de transformação que, além de mais frequentes, têm se mostrado mais rápidos e complexos. A necessidade de adaptação e reinvenção é comumente estimulada por fatores como: aceleração tecnológica, aumento da competição, mudanças no padrão de consumo e mudanças regulatórias.

Frente a esse cenário evolutivo, muitas companhias enxergam a importância de expandir seus métodos convencionais de gerenciamento de projetos para um mecanismo que acompanhe a transformação. A gestão convencional possui foco na metodologia de execução, acompanhamento e visão dos resultados. Mesmo quando bem executada, a empresa continua inalterada, com as mesmas dificuldades e estruturas conhecidas.

Uma pesquisa realizada pela Havard Business School demonstra que 63% dos quase 700 respondentes apontam mudanças de cultura como o maior impedimento dos esforços de transformação. Enquanto 84% dos executivos entrevistados concordam que novas oportunidades de negócio estão emergindo à medida que sua organização se transforma digitalmente.

Programas de transformação se mostram extremamente importantes para empresas que querem se manter competitivas e modernas. Além dos motivadores externos já mencionados, existem ainda 4 momentos, em especial, em que a transformação se faz ainda mais importante:

1. Turnaround: processo de reestruturação da companhia;
2. M&A: processos de fusão e aquisição (adequação de sistemas, processos e cultura);
3. IPO: transformações decorrentes da abertura de capital (governança e cultura);
4. Strategy: grandes alterações estratégias (modelo de atuação, capacidades e sistemas chave).

Transformation Office como alternativa

Diante dessa necessidade, o Transformation Office (TO) surge como alternativa para planejar e acelerar a transformação da empresa, bem como garantir o sucesso da implantação da mudança. Trata-se de uma unidade independente e temporária, com visão holística da companhia e atuação pautada em 6 pilares:

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1. Planejamento estratégico: levanta as iniciativas necessárias para a transformação, considerando o orçamento disponível, além dos valores e objetivos da companhia.
2. Gestão de resultados: permite maior tração ao TO através de OKRs e KPIs bem definidos, engajamento da empresa em torno desses objetivos.
3. Gestão da mudança: garante a disseminação e absorção da nova cultura organizacional, através de mecanismos eficientes de comunicação e capacitação.
4. Gestão de portfólio e Business Agility: viabiliza resultados por cadeia de valor em uma abordagem de melhoria contínua e adaptável segundo estratégia vigente.
5. Jornadas: traz o cliente ao centro da transformação, partindo do domínio de suas dores e reduzindo atritos em sua jornada.
6. Governança: garante o sucesso da nova estrutura, a partir das rotinas estabelecidas, clareza dos papeis e responsabilidades e registros dos eventos e decisões.

CTO: o líder da equipe de transformação

A sustentação desses pilares se inicia com a formação de uma equipe multidisciplinar e capaz de conectar o TO aos objetivos estratégicos da empresa. Essa equipe deve ser liderada pelo CTO (Chief Transformation Office) e formada por executivos respeitados e com autonomia.

O CTO, como líder do programa, deve ter autoridade sob qualquer nível, influenciar decisões e garantir que o programa cumpra seus objetivos em completude e prazo. Ele é seguido pelos líderes operacionais, que devem suportar o engajamento de suas equipes, gerir as iniciativas e garantir o progresso. Estes devem ser apoiados por áreas de negócios diretamente relacionadas à mudança, como RH, Finanças e TI.

O Transformation Office é capaz de conectar pessoas, culturas, processos e tecnologia simultaneamente, com impacto reconhecido em larga escala. Dessa forma, a implementação do TO exige um processo de médio ou longo prazo, com duração de 1 ano e meio a 2 anos, podendo ser dividida em três grandes etapas:

1. Setup: pode durar até 3 meses e inicia-se com o entendimento dos objetivos estratégicos da companhia e motivadores da transformação. Passa por um diagnóstico de pessoas e cultura, identificado fortalezas e comportamentos a serem alterados. Por fim, realiza-se o planejamento de governança e iniciativas/projetos a serem executados.

2. Execução: com duração de 12 meses ou mais, busca efetivar a mudança de comportamento, através de programas de comunicação e engajamento e alteração de mecanismos formais da organização. É nessa etapa, também, em que se implementa o modelo de governança e gestão para execução integrada das iniciativas priorizadas.

3. Continuidade: período de 6 meses focado em garantir a adesão a uma nova cultura organizacional, centralizada no cliente. Além de implementar processos e ferramentas que incentivem a inovação e o aprendizado contínuo.

Percebe-se que o escopo do TO vai muito além dos modelos habituais de gestão de projetos. Com um projeto pré-definido, a gestão convencional avalia suas características e define a melhor metodologia de execução podendo ela ser tradicional, ágil ou híbrida.

Modelos convencionais são bem-vindos, e até importantes, para a composição TO (mas não o limitam). O Transformation Office não busca apenas a entrega de um projeto/resultado. Busca a transformação do negócio, com mudanças perenes e estruturantes.

Dessa forma, a jornada de transformação é importante para empresas que visam uma mudança estrutural em seu patamar de atuação, pressionadas pelo gap entre concorrentes, mudanças no padrão de consumo de seus clientes ou rápidas mudanças no ambiente externo. A implementação do TO é capaz de conduzir essa jornada com sucesso e construir um ambiente de trabalho inovador e sustentável.

*Bruno Ferreira é Sr. Analyst da Peers, formado em Engenharia de Produção pela UNICAMP – Universidade Estadual de Campinas. Atua em consultoria há mais de 3 anos, com experiência em gestão de projetos nos setores financeiro e varejo físico/digital, incluindo projetos de implementação do Transformation Office (TO).

*Victor Catein Sobreira é Engagement Manager na Peers. Formado em engenharia de produção pela UFRJ com extensão pela Universidade de Coimbra – Portugal, atua há mais de 10 anos em consultorias de negócio, sendo especialista em Varejo.