Process Mining: o que é e qual é a importância na busca por eficiência?

Por Victor Catein Sobreira*

O ambiente empresarial atual vive um ritmo acelerado de mudanças, competição acirrada e recursos escassos. Tudo isso torna cada vez mais necessário buscar diferenciais competitivos diante das organizações concorrentes.

Uma das formas de obter esse diferencial passa por aumentar a eficiência dos processos de negócios da companhia, visando maior controle do processo ponta a ponta. Assim, é possível haver monitoramento de variáveis como tempo de execução, recursos humanos e insumos.

Nesse sentido, surge o conceito de Process Mining ou Mineração de Dados. Criado em 1999 por Ton Weijters e Wil Van Der Aalst, trata-se de uma metodologia complementar ao Business Process Management. Combinados, o objetivo é extrair a maior quantidade possível de dados de cada processo para otimizar o desempenho.

Na esteira da Indústria 4.0, o Process Mining tem papel fundamental no sentido de transformar a imensidão de dados disponíveis, e por muitas vezes não aproveitados, em informações úteis para melhorar a performance dos processos. Assim, é possível gerar redução de inconformidades, identificar gargalos e possibilitar melhoria contínua, contribuindo para a automação – aliás, uma característica marcante da Quarta Revolução Industrial.

O tema no Brasil ainda está em estágio inicial. Porém, existe grande potencial de crescimento para os próximos anos, principalmente devido ao caráter de transformação digital que carrega consigo. Isso, claro, alinhado a uma abordagem baseada no uso de grande volume de dados. Também pode ter o apoio do uso de técnicas de Inteligência Artificial para análises mais avançadas.

No mundo, o mercado de Softwares de Process Mining atingiu cerca de US$ 610 milhões em 2021. Segundo estimativas do Gartner, deve apresentar um CAGR (compound annual growth rate) de incríveis 50% até 2028.

Nesse mercado em franco crescimento, grandes corporações têm se destacado na aplicação do método em suas operações. Segundo dados da Celonis, a Siemens reduziu em 11% o retrabalho na emissão de pedidos manuais, aumentando a automação em 24%. Outro caso de sucesso é a L’Oréal que, segundo a mesma fonte, diminuiu a quantidade de pedidos bloqueados em 25%, além de ter aumentado a taxa de processamento de pedidos automatizados de 3% para 16%.

Softwares de Process Mining

Os softwares de Process Mining são responsáveis por extrair de sistemas de informação das empresas, como ERPs (Enterprise Resource Planning) e CRMs (Customer Relationship Management), as atividades executadas em um determinado processo em tempo real. Dentre elas, estão informações sobre o executor, quais matérias-primas foram consumidas, qual tempo foi gasto por atividade, qual volume foi produzido, entre outras informações.

Após a extração, as ferramentas de Process Mining são responsáveis por organizar os dados em dashboards e fornecer informações e análises que permitirão a otimização dos processos. Entre os exemplos, estão a identificação de oportunidades de melhoria, a verificação de conformidade, os testes de cenários, as análises preditivas e prescritivas.

No mercado, existem diversos fornecedores de softwares de Process Mining que possuem funcionalidades e objetivos diferentes. Algumas ferramentas são mais focadas em análises de gaps e verificação de conformidade, enquanto outras têm foco em análises preditivas e prescritivas, e assim por diante.

Portanto, é importante que a empresa entenda as próprias necessidades para contratar a ferramenta correta que permita alcançar seus objetivos.

Etapas do Process Mining

De um modo geral, o método de Process Mining baseia-se em quatro etapas principais, realizadas de forma sequencial. São elas:

1. Descoberta: construção do processo atual a partir de informações extraídas do sistema da organização. Representa o processo e as atividades como são executadas hoje (as is). Este desenho ocorre de forma automatizada.
2. Conformidade: comparação entre o processo atual, desenhado a partir dos dados coletados, e o processo ideal, proposto pela organização. O objetivo é verificar o grau de conformidade entre o processo atual e o pretendido, sendo possível identificar eventuais ineficiências e desvios do processo atual.
3. Aprimoramento: redesenho do processo realizado atualmente visando equacionar as ineficiências e desvios identificados na etapa de conformidade. Esta etapa, portanto, é essencial para melhorar a eficiência operacional da companhia, pois proporciona padronização, automação e otimização dos processos.
4. Monitoramento: acompanhamento em tempo real dos indicadores dos processos aprimorados na etapa anterior. Permite monitorar o desempenho dos novos processos para, em caso de desvios, agir de forma célere na correção.

Contar com profissionais capacitados no tema ou com a ajuda de uma consultoria especializada em gestão e tecnologia, é importante para apoiar e acelerar a implantação das quatro etapas supracitadas. Além disso, permite garantir que os gargalos identificados nos processos sejam corrigidos via estruturação de um plano de melhoria contínua.

Por que implantar o Process Mining?

As organizações que implantam o Process Mining obtêm uma série de benefícios, dentre os quais vale destacar:

• Otimização de processos: através de um mapeamento preciso e automatizado de como os processos e atividades são executados atualmente, é possível identificar e corrigir ineficiências, eliminando inconformidades e redesenhando o processo de forma otimizada.
• Redução de custos: desperdícios, falhas e retrabalhos são eliminados ou substancialmente reduzidos no desenho dos novos processos otimizados, diminuindo os custos atrelados à execução dos processos de negócios.
• Aumento da qualidade dos produtos ou serviços prestados: processos padronizados e otimizados reduzem a incidência de erros e desvios e, consequentemente, aumentam a qualidade dos produtos e serviços gerados.
• Monitoramento em tempo real: permite controlar o desempenho dos processos em tempo real, agindo de forma rápida para corrigir as falhas, promovendo uma melhoria operacional contínua.

Além de todas as vantagens proporcionadas pelo Process Mining, a técnica possui uma versatilidade que a permite ser aplicada com êxito nos mais diversos segmentos da economia. No setor de saúde, por exemplo, o Process Mining pode ser utilizado para validar se os protocolos de atendimento estão de fato sendo seguidos. No educacional, pode ser empregado para avaliar o desempenho e comportamento dos alunos, dentre tantas outras aplicações possíveis.

Por fim, implantar o Process Mining é importante para empresas e gestores de qualquer setor que queiram monitorar o que realmente está acontecendo dentro da companhia, onde há gaps e gargalos, e quais processos e áreas precisam de ajustes. Além disso, é possível também fazer uma gestão robusta através de informações abundantes e de qualidade, tomando decisões e implantando mudanças organizacionais desejáveis baseadas em fatos e dados, e não apenas em intuição.

*Victor Catein Sobreira é Gerente na Peers Consulting & Technology. Formado em engenharia de produção pela UFRJ com extensão pela Universidade de Coimbra – Portugal, atua há mais de 10 anos em consultorias de negócio, sendo especialista em gestão de projetos e transformação por processos, com ênfase em Varejo.